To pytanie pojawia się szczególnie często na przełomie roku, gdy jeden z nich się kończy, a drugi dopiero zaczyna. Osoby prowadzące własne firmy zazwyczaj pamiętają jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej, jednak policzenie tych lat – wbrew pozorom – wcale nie jest takie łatwe. W tym wpisie postaram się wyjaśnić ile wynosi okres przechowywania dokumentów księgowych oraz jak dokładnie go policzyć. Wskażę również przykładowe pary dat rozliczania oraz konieczności przechowywania dokumentów.
Spis treści
Jak długo przechowywać dokumenty
Bardzo wiele zależy od rodzaju tych dokumentów. Czy są to dokumenty firmowe z prowadzonej działalności gospodarczej czy może jednak prywatne dokumenty dotyczące zatrudnienia czy opłaconych rachunków. Nie wszystkie dokumenty posiadają bowiem taki sam okres konieczności ich przechowywania.
Wpis ten jednak poświęcony jest sprawom przedsiębiorstw. A na pytanie jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej odpowiada art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości. To właśnie tam znajdujemy wyjaśnienie i odpowiedź na nasze pytanie.
Przechowywanie dokumentów według ustawy
W art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości mamy następujący zapis:
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu, o której mowa w art. 52 roczne sprawozdanie finansowe ust. 2, oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, o których mowa w art. 52 roczne sprawozdanie finansowe ust. 2b, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.
Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej
Ustawa mówi, że dokumenty z działalności gospodarczej należy przechowywać przez 5 lat, a okres ten powinien być liczony od początku następnego roku po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdania.
Podstawowe zasady mówią więc o tym, że dokumenty księgowe należy przechowywać minimum 5 lat, ale licząc od końca roku, w którym zostały rozliczone.
Jeszcze inaczej wyjaśniając, okres 5 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.
Ile zatem lat tak naprawdę powinno się przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej?
| PIT + dokumenty z działalności gospodarczej za rok: | Do kiedy należy przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej: |
|---|---|
| 2010 | 31.12.2016r. |
| 2011 | 31.12.2017r. |
| 2012 | 31.12.2018r. |
| 2013 | 31.12.2019r. |
| 2014 | 31.12.2020r. |
| 2015 | 31.12.2021r. |
| 2016 | 31.12.2022r. |
| 2017 | 31.12.2023r. |
| 2018 | 31.12.2024r. |
| 2019 | 31.12.2025r. |
| 2020 | 31.12.2026r. |
| 2021 | 31.12.2027r. |
| 2022 | 31.12.2028r. |
| 2023 | 31.12.2029r. |
Jak obliczyć do kiedy przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej
Za przykład niech nam posłuży rok 2023. Skąd więc się bierze data przechowywania dokumentów 31.12.2029r. za rok 2023? W końcu 2023 rok + 5 lat = 2028 rok (a nie koniec 2029). Rozłóżmy więc to na czynniki pierwsze:
- Rok 2023 – jest to nasz rok obrotowy (a dla jasności niech będzie to również nasz rok podatkowy, trwający od 01.01.2023r. do 31.12.2023r.),
- Rok 2024 – jest to początek roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe, ponieważ PIT za 2023 rok rozliczamy właśnie w roku 2024,
- Dokumenty podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, dlatego też do roku 2024 dodajemy 5 lat, a wynik to dokładnie 2029 rok.
Mam ogromną nadzieję, że udało mi się w przystępny sposób wyjaśnić, dlaczego okres 5 lat przechowywania dokumentów z działalności gospodarczej w taki magiczny sposób ulega wydłużeniu 🙂 Wierzę również, że powyższa tabela nie będzie Ci potrzebna do sprawdzania każdorazowo tych danych, ponieważ od teraz dochodzenie do tego, jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej nie będzie Ci już sprawiać najmniejszych problemów 🙂
Jeżeli tematyka prowadzenia biznesu, firmy i działalności gospodarczej jest dla Ciebie interesująca, to być może zaciekawią Cię również poniższe propozycje, do zapoznania z którymi serdecznie Cię zachęcam:
- Skalowanie biznesu – w tym tekście poznasz sposoby i pomysły na to, w jaki sposób skalować firmę, a więc co można zrobić, aby firma rozwijała się i aby można było nad tym zapanować,
- Pomysł na biznes w domu, czyli zbiór rozwiązań, które można zastosować i wypróbować chcąc prowadzić biznes z własnego domu czy też mieszkania,
- Pomysł na biznes na wsi – wpis podsuwający pomysły na biznes na wsi,
- A skoro mowa o biznesach to artykuł wypożyczalnia podaje naprawdę dużo pomysłów na biznesy związane z wszelkiego rodzaju wypożyczaniem,
- a może po prostu sprawdź co znajduje się na blogu Praktyczne Finanse pod tagiem biznes, firma, działalność gospodarcza, gdzie mam nadzieję znajdziesz wiele ciekawych materiałów 🙂